15 tips för hur du skapar en lyckad konferens

Mötena och konferenserna är förmodligen de starkaste interaktionerna inom organisationen, men vill du optimera upplevelsen för gruppen krävs goda förberedelser. Det är detaljerna som tillsammans gör helheten.

Genom att noggrant tänka efter och därefter planera anordnar du en lyckad konferens som inkluderar både givande möten och tid över att umgås med varandra. Som det bekanta ordspråket brukar lyda: Nytta med nöje förenad ger bästa trevnad. En perfekt kombination som också är nyckeln till en lyckad och minnesvärd konferens!

Nedan listar vi 15 viktiga och effektiva tips när du koordinerar nästa konferens – innan, under och efter sammankomsten.

Innan:

1. Ha bra framförhållning med planeringen
En lyckad konferens kräver god eftertanke med hänsyn till detaljerna. Att börja planera i god tid kommer att ge dig goda förutsättningar att inte missa något i din planering.

Genom att vara ute i god tid ökar du också möjligheten att få den anläggningen som du önskar att boka för konferensen och att så stort antal som möjligt kan delta.

2. Boka rätt anläggning och lokaler för konferensens syfte
Se till att välja anläggning och möteslokaler utefter den konferens du vill anordna och dess syfte. Är en målsättning att arbetslaget ska bli mer sammansvetsat, så är det till en stor fördel att hålla konferensen utanför staden.

Att hålla konferens på en mindre och charmig anläggning med distans från stadspulsen och andra distraktioner, skapar bättre sammanhållning.

En annan fördel kan vara att förlägga konferensen i början av veckan. Dels är det generellt inte lika stort tryck på bokningar då, och dels kommer deltagarna laddade med ny energi från en ledig helg och ni kan tillsammans komma fram till konkreta beslut att implementera direkt i verksamheten.

Att vara ute i god tid är också viktigt då attraktiva anläggningar snabbt bokas – så se till att göra detta tidigt. Ju tidigare, desto bättre.

3. Skapa en prisvärd och effektiv resplan
Tåg, flyg eller buss? Se till att ta fram en en effektiv resplan. Det kommer att spara dig såväl tid som pengar. Sista-minuten-lösningar är sällan en bra idé.

4. Ta hänsyn till eventuella allergier
Det är viktigt att ta hänsyn till eventuella allergier för att anpassa dagens fika och måltider därefter. Se till att dubbelkolla med kökspersonalen på anläggningen inför konferensen, så att inga allergier faller mellan stolarna.

Under:

5. Lämna utrymme för mjukstart
Se till att alla infinner sig på anläggningen i god tid. Att inleda dagen med att gemensamt mjukstarta dagen med en kopp nybryggt kaffe och kanske en härlig frukost bäddar för en bra start på dagens agenda för hela gruppen.

6. Förmedla en tydlig agenda – och håll dig till den
Inled konferensen med vilken agenda som kommer att gälla för dagen. Vilka tider är det som gäller för bensträckare, fikapauser, lunch och middag? Var tydlig med dagens agenda, så slipper deltagarna fundera och istället koncentrera sig på konferensen.

7. Inkludera regelbundna pauser i agendan
Har du ett allt för smetat schema får du sannolikt motsatt verkan än önskat. Vi antar att syftet inte är att deltagarna ska åka hem helt slutkörda. Därför är det viktigt att planera in regelbundna pauser för bensträckare och påtår av den tomma kaffekoppen.

8. Håll en balanserad agenda där nytta förenas med nöje
Det ena främjar det andra, så lämna utrymme för både allvar och lekfullhet. Ta tillfället i akt att planera in övningar och roliga exempel. Interaktion kommer garanterat att ge dig alerta och engagerade deltagare.

9. Tanka med rätt energi
Under konferenser kan det ibland vara långt mellan måltiderna. Däremot brukar det inte vara ont om godsaker. Men godis och kanelbullar är inte alltid en optimal energikälla.

Planera in pauser med jämna mellanrum under dagen och se till att det finns ett bra utbud av nyttigare alternativ som frukt, energishots eller smörgåsar. Då brukar deltagarna orka mer – och längre.

En bra idé är att planera för tillräckligt långa pauser som uppmuntrar deltagarna till någon form av rörelse. Eller varför inte planera in någon gemensam övning som aktiverar hela gruppen?

10. Använd hjälpmedel på ett effektivt sätt
På konferens handlar det mycket om att lyssna. Tänk på att tala till alla sinnen och använd de tekniska hjälpmedlen som lokalen erbjuder. Det brukar oftast finnas möjlighet att visa film, Powerpoint och spela upp ljudfiler.

Gör det dock på ett måttfullt sätt för att komplettera och ge stöd till det talade ordet. En bra tumregel är att använda mindre text.

11. Planera in en rolig aktivitet eller överraskning
Deltagarna behöver något roligt att se fram emot! Inkludera en aktivitet i dagens agenda. Det kan handla om allt från en utmaning eller tävling, till något avkopplande eller roligt.

Kort sagt bör fokus ligga på en aktivitet som skapar gemensamma minnen och stärker sammanhållningen i gruppen.

12. Utnyttja anläggningens potential och möjligheter till fullo
Passa på att göra saker som är annorlunda, kontra det ni vanligtvis gör på er egna arbetsplats.

Som exempelvis en härlig stund på spa, gemensam middag, någon sportaktivitet eller annan gruppaktivitet som anläggningen i fråga har att erbjuda.

13. Lämna utrymme mellan dagens sista möte och middagen
Efter en heldagskonferens med fullspäckat schema kan det vara behövligt att varva ner en stund innan det är dags för en eventuell gemensam middag. De flesta brukar uppskatta lite egen tid att viga till vad man vill innan kvällen inleds.

Därför är det bra att planera in tid för detta, så att det är ett gäng pigga deltagare som kommer till middagen.

Efter:

14. Dokumentera dagen

Fotografera dagen. Genom att dokumentera i bilder kan du enkelt hjälpa deltagarna att komma ihåg vad de lärde dig och förhoppningsvis hur roligt de hade tillsammans.

15. Följ upp
Väl tillbaka på jobbet kan det vara bra att viga tid åt att reflektera över konferensen ni nyligen har haft. Vad fick alla ut av dagen? Uppnådde ni syftet med konferensen? Och framförallt: vad kan ni tillsammans, och enskilt, förändra eller göra bättre till nästa gång?

Sammanställ sedan resultaten och låt dem på något vis synas. Varför inte skapa en form av anslagstavla med samtliga lärdomar i fikarummet tillsammans med en eller flera minnesvärda konferensbilder.