Vikten av analoga möten i en digital värld

I takt med att dagens företag strävar efter att bli mer digitala, ökar också betydelsen och vikten av de analoga mötena mellan människor. Att kunna bygga ett nätverk och skapa kontakt är väldigt viktigt för människor som enskilda individer, men också för företagen.

Men vad är egentligen skillnaden mellan digitala och analoga möten? Är det möjligt att komma undan med att enbart hålla digitala möten, och hur pass viktigt är egentligen de fysiska mötena?

Telefonmöte – Går att genomföra varsomhelst eftersom att man oftast bär med sig telefonen överallt.
Videosamtal via exempelvis FaceTime, Google Hangouts, Skype eller annan internetbaserad kommunikation – Är möjligt både över dator och telefon.
Skärmdelning via exempelvis TeamViewer – Kan primärt ske med hjälp av en dator, i vissa fall kombinerat med telefon.
Videokonferens med professionell utrustning – Brukar inkludera en projektor eller en skärm, samt bra högtalare och mikrofon

Önskar ni hålla ett möte på ostörd plats, men saknar bra utrustning för att hålla ett digitalt möte, kan detta bli ett dilemma. Dock går det givetvis att lösa genom att boka ett externt konferensrum som ger både bra utrustning och bra lokal. Att hålla digitala möten innebär alltså både för- och nackdelar.

Fördelar med digitala möten:

Skulle deltagarna vara geografiskt utspridda är digitala möten ett såväl miljövänligt som billigt alternativ att sammanstråla.
Så länge ni har internetuppkoppling, kan ni befinna er varsomhelst och ändå genomföra mötet.
Då deltagarna inte behöver ta sig till en specifik plats, kan det i vissa fall vara enklare att tidsmässigt anpassa sig.

Nackdelar med digitala möten:

Digitala möten bäddar för en större risk för missförstånd och slutar ofta i att ni pratar i mun på varandra.
Tekniken kan många gånger vara opålitlig och strula, vilket exempelvis kan handla om dålig uppkoppling, svag ljudkvalitet eller att rätt adaptrar och kablar saknas.
Med digitala medel kan det vara svårt att visualisera eller på ett effektivt sätt lösa problem.
Viss teknisk kompetens kan vara nödvändig.

Skillnaden på digitala och analoga möten

Fler företag strävar som sagt efter att digitalisera verksamheten, men behovet av de analoga mötena verkar för den sakens skull inte minska. Detta kan bero på att de analoga mötena är mer tidseffektiva för att exempelvis lösa problem om alla befinner sig i samma lokal.

Hjälpmedel för telefonmöte, videosamtal och skärmdelning kan naturligtvis lösa många problem, dock upplever många att de mest effektiva mötena sker när deltagarna är samlade och närvarande för att tillsammans arbeta på en fysisk plats.

Enligt undersökningar är det uppskattat att omkring 80 procent av alla nykläckta produktidéer kommer från medarbetarnas informella nätverk. Förvisso kan de informella nätverken också vara digitala, men många gånger växer de fram genom fysiska möten människor emellan. Vilket kan bero på att de fysiska mötena brukar vara mer effektiva, då exempelvis kunskapsutbytet och kommunikationen brukar gå fort.

Fördelarna med analoga möten:

De analoga mötena innebär en rad fördelar. Att mötas och nätverka med varandra är ju trots allt något som faller naturligt för människan.

Men det finns några punkter som väger extra tungt och som gör att de fysiska mötena är fortsatt viktiga – även i den digitala världen:

Att träffas fysiskt kan främja effektivitet och problemlösning.
Det är enklare att få tillgång till fysiska material och dokument.
Genom att kunna se och tolka varandras kroppsspråk och mimik, undviker ni lättare missförstånd.
De analoga mötena mellan människor har stor betydelse och påverkan på motivation, energi och humör.
Analoga möten brukar flyta på smidigare då det blir tydligare om någon inte hänger med eller vem som ska tala.
Ni kan avsluta mötet ordentligt, utan plötsliga avbrott på grund av dålig uppkoppling eller teknik.

Hur framtiden inom konferens- och mötesmarknaden ser ut är det ingen som har exakta svar på. Men däremot är det tydligt att de analoga mötena inte går att ersätta helt med digitala medel och annan teknisk utrustning, utan kommer spela en fortsatt viktig roll inom små som stora organisationer. Oberoende av vilken typ av möte ni väljer, finns det goda förutsättningar att anordna ett effektivt och lyckat möte utefter ert mål och syfte.