Vinn ökat engagemang och framgång genom delaktighet under konferensen

Allt fler inser att det finns stora fördelar med medskapande konferenser och möten. Undersökningar visar ideligen på att deltagare brukar förstå, samt minnas, mer och göra mer på jobbet efter en konferens där de har aktiverats, kontra en konferens där de under större delar av dagen har varit passiva och enbart lyssnat på föredrag av olika slag.

Känslan som brukar framkallas hos många deltagare efter en konferens bestående av flera timmar av passivt lyssnande är dessutom allt annat än modernt. Många har en förhoppning och tro om att bara deltagarna hör vad som sägs under ett föredrag, så kommer alla att ha förståelse för och stödja det som de precis har hört. För att budskapet ska bli tydligt för samtliga läggs därför ofta stor vikt på att hitta de rätta formuleringarna och väl genomtänkta presentationer.

Dock fungerar det inte riktigt så. Informationen går absolut ut – men sällan in.

Det är dags att tänka om och bryta gamla mönster

Frågar man en van konferensdeltagare vad denne associerar med en konferens, så tänker en stor andel fortfarande på en genomgående passiv dag i biosittning.

Föredrag av olika slag är naturligtvis nödvändigt det också. Delaktighet ökar energin i gruppen och genom att varva kortare föreläsningar med interaktion kommer ni garanterat att bli mer effektiva, ha roligare och nå längre – samtidigt som du håller deltagarnas fokus på det ni är där för, istället för den där konferensölen som väntar i slutet av dagen.

Gemene man sägs vara kapabel att behålla fullt fokus i 18 minuter när de lyssnar på något. Därefter försämras förmågan att koncentrera sig och inlärningen sjunker drastiskt. Så det kanske inte är så konstigt att deltagarnas tankar ibland seglar iväg åt annat håll.

Det är på tiden att bryta gamla mönster och lämna mossiga konferensagendor bakom oss. Naturligtvis finns det vissa knep och hjälpmedel som gör konferensen mer dynamisk och intressant – och ihågkommen.

Det perfekta upplägget

När deltagarna väl anländer, se då till att välkomna dem med positivitet eller med en gnutta humor som kanske inte riktigt förväntas. Gränsen är däremot hårfin mellan att faktiskt vara rolig och att uppfattas som tramsig, så för mycket av det goda är kanske inte rätt melodi. Lagom är bäst.

Agendan för dagen kan givetvis se olika ut, men nedan ger vi dig ett exempel på ett bra och effektivt upplägg att utgå från när ni ska diskutera företagets framtid och mål:

• Viktigt är att så tidigt som möjligt få deltagarna att känna både allvar och positivitet inför dagen.
• Beskriv dagens agenda med en röd tråd och var tydlig med hur upplägget ser ut. Läs ”15 tips för hur du skapar en lyckad konferens” för inspiration om hur du planerar för och koordinerar nästa konferens – innan, under och efter sammankomsten.
• Innan dagen tar fart – påminn deltagarna om varför er verksamhet existerar och varför ni gör just det ni gör. Kommunicera en tydlig målbild och punkta utifrån den upp gemensamma delmål. Det kommer leda till att deltagarna inte upplever det som lika jobbigt att uppnå det målet.
• Att dela in delmålen i olika aktiviteter för deltagarna att ta sig an brukar vara effektivt för att ta till sig dem. Välj aktiviteter och övningar som visar deltagarna att de har möjligheten att vara med och påverka. Målen kommer garanterat att bli roligare att jobba mot.
• En bit in i agendan börjar det bli dags att värdera verksamheten. Beskriv då företaget som en god vän. Exempelvis vad vännen kan bli bättre på, vad det inte kompromissas om och hur kan ni skulle kunna stötta er vän? Detta kan vara ett av dagens svåraste steg, men absolut mest effektivt om ni gör det rätt.
• Se till att i slutet av dagen återgå till de aktiviteter som ni tidigare under dagen gjorde och de punkter ni då pratade om. Diskutera mätbarhet utefter värderingen. Kom ihåg att vara tydlig med att detta kommer att följas upp vid ett senare tillfälle.
  Avsluta dagen som den inleddes – med positivitet och gärna någon rolig aktivitet för att avrunda en – förhoppningsvis – framgångsrik konferens.

Små, enkla medel som också gör stor skillnad

Ett förslag är att se till att efter pauserna be alla deltagare att byta plats med varandra, vilket är fördelaktigt av två anledningar. Dels kan det vara bra att sära på personer som spenderar mycket tid ihop och brukar bolla idéer med varandra – genom att byta partner att bolla sina idéer med, lär man sig alltid något nytt. Och dels ser deltagarna mötet från en annan vinkel. Ytterligare ett moment som håller deltagarna aktiva och vakna.